نامه نگاری آن هم اداری دارای قواعد و اصول خاصی است. در نگاه اول ممکن است پیچیده باشد. اما در عین حال بسار ساده و روان است. در این مقاله قصد داریم در خصوص اصول نامه نگاری اداری و نحوه نوشتن نامه اداری صحبت کنیم. پس با ما همراه باشید.
نامه نگاری چیست؟
نامه‌نگاری به فرایند نوشتن و ارسال نامه به شخص یا افراد دیگر اطلاق می‌شود. نامه‌نگاری می‌تواند به شکل رسمی یا غیررسمی باشد و برای ارتباط با دوستان، خانواده، همکاران و حتی برای ارتباط با مقامات دولتی و تجاری استفاده می‌شود.
نامه‌ها معمولاً شامل متنی هستند که شامل اطلاعات، احساسات، انتقادات و درخواست‌های مختلفی است. در نامه‌های رسمی، عنوان، تاریخ، آدرس فرستنده و گیرنده، شروع و پایان نامه، امضا و مهر فرستنده قرار داده می‌شود. در نامه‌نگاری غیررسمی، این موارد ممکن است کمتر به کار رود.
نامه‌نگاری یکی از روش‌های مؤثر برای برقراری ارتباطات شخصی و حرفه‌ای است و می‌تواند به عنوان یک ابزار ارتباطی بسیار کارآمد در اختیار افراد قرار گیرد.
نامه نگاری اداری چیست؟
نامه نگاری اداری به فرایند نوشتن و ارسال نامه در محیط کاری و اداری اشاره دارد. در این نوع از نامه‌نگاری، از قالب‌ها و نمونه‌های استاندارد برای نوشتن نامه‌های رسمی و اداری استفاده می‌شود.
نامه‌های اداری ممکن است شامل درخواست‌های مختلفی باشند، مانند درخواست اخذ مجوز، درخواست ارسال مستندات، درخواست تمدید قرارداد و غیره. در نامه‌های اداری، باید از اصول نگارشی مناسبی استفاده شود و نامه باید به صورت رسمی و با دقت کامل نوشته شود.
کارشناسان اداری برای سهولت انجام کار از مینوت نامه استفاده می کنند.
برای نوشتن نامه اداری، باید از اصطلاحات خاصی استفاده کنیم؟
در نوشتن نامه‌های اداری باید از اصطلاحات خاصی که در محیط کاری استفاده می‌شوند، استفاده کرد. این اصطلاحات شامل اصطلاحات حقوقی، مدیریتی، مالی و رسمی دیگر هستند. به عنوان مثال، در نامه‌هایی که مربوط به مسائل حقوقی هستند، باید اصطلاحات قانونی و حقوقی مناسبی را به کار برد.
همچنین در نامه‌های مربوط به مسائل مدیریتی، باید از اصطلاحات و عباراتی که در مدیریت کاربرد دارند، استفاده شود. به عبارت دیگر می توانیم از اصطلاحات و کلمات محترمانه اداری استفاده کنیم.
در هر صورت، باید به یاد داشت که در نوشتن نامه‌های اداری، باید از اصطلاحات سختگیرانه و بسیار پیچیده خودداری کرد و باید از اصطلاحاتی استفاده کرد که به راحتی درک و فهمیدن آنها توسط مخاطبان کمک می‌کند. همچنین باید از نوشتن جملات پیچیده و بلند خودداری کرده و جملات را به شکل ساده و روان بیان کرد.
نحوه نوشتن نامه اداری و نامه نگاری
برای نوشتن نامه اداری، می‌توانید از قالب‌های استاندارد و معمول مانند قالب زیر استفاده کنید و سپس متن نامه را براساس موضوع مورد نظر خود نوشته و با امضاء و مهر فرستنده به پایان برسانید:
[عنوان نامه]
[نام و نشانی فرستنده]
[تاریخ]
[نام و نشانی گیرنده]
معمولاً با سلام و احوال‌پرسی شروع می‌شود.
سپس، در قسمت متن نامه، به صورت خلاصه و واضح، موضوعی که قصد بیان آن را دارید را بیان کنید. در ادامه، باید توضیحات لازم درباره موضوع را بیان کرده و درخواست، پیشنهاد یا مشکل خود را بیان کنید. در این قسمت باید از جملات ساده و روان و اصطلاحاتی که در محیط کاری استفاده می‌شوند، استفاده کنید.
در انتها، با سپاس از توجه و انجام درخواست شما، به امضاء و مهر فرستنده بپردازید.
البته باید توجه داشت که قالب نامه اداری بسته به نوع نامه و مخاطبان ممکن است تغییر کند. همچنین باید در نوشتن نامه اداری، از اصول نگارشی مناسبی استفاده کرده و به دقت املا و نوشتار خود را بررسی کرد.
امروزه سیستم های اداری مثل نرم افزار دبیرخانه یا نرم افزار اتوماسیون اداری انواع قالب های نامه اداری را در خود دارند. که کار کاربران را بسیار ساده و آسان کرده است.
نمونه نامه نگاری اداری برای درخواست مرخصی
البته لازم به ذکر است که قالب و محتوای نامه اداری بسته به نوع نامه و مخاطبان ممکن است تغییر کند. اما به عنوان یک نمونه کلی برای درخواست مرخصی، می‌توانید از قالب زیر استفاده کنید:
[عنوان نامه]
[نام و نشانی فرستنده]
[تاریخ]
[نام و نشانی گیرنده]
با سلام و احترام،
اینجانب [نام و نام خانوادگی شما] که در [نام سازمان/شرکت] به عنوان [سمت شما در سازمان/شرکت] خدمت می‌کند، درخواست مرخصی [نوع مرخصی مانند سالیانه، استحقاقی و غیره] خود را از تاریخ [تاریخ شروع مرخصی] تا تاریخ [تاریخ پایان مرخصی] به مدت [تعداد روزهای مرخصی] دارم.
در این مدت، به علت مرخصی، اینجانب قادر به انجام کارهای مربوط به شغلی خود نخواهد بود. در صورتی که در این مدت نیاز به اطلاعات بیشتری دارید، می‌توانید با اینجانب تماس بگیرید.
با تشکر،
[امضاء و مهر فرستنده]
اصول نامه نگاری صحیح
نوشتن یک نامه اداری ساده و خوب و موفق نیاز به رعایت اصول نامه نگاری و نگارشی است. در زیر به برخی اصول نامه نگاری و نگارش نامه اشاره می‌کنم:
- پرهیز از استفاده از جملات بلند و پیچیده: در نوشتن نامه باید از جملات ساده و روان استفاده کرد و از جملات بلند و پیچیده خودداری کرد.
- استفاده از قالب‌های استاندارد: از قالب‌های استاندارد برای نوشتن نامه استفاده کنید. این قالب‌ها شامل عنوان، تاریخ، نام و نشانی فرستنده و گیرنده، متن نامه و امضاء می‌شوند.
- املا و نوشتار دقیق: در نوشتن نامه، باید به دقت املا و نوشتار خود را بررسی کرد و از اشتباهات املایی و نوشتاری خودداری کرد.
- استفاده از زبان رسمی: در نوشتن نامه باید از زبان رسمی و مودبانه استفاده کرد و از اصطلاحات نامناسب و غیررسمی خودداری کرد.
- رعایت اصول اخلاقی و قوانین: در نوشتن نامه باید از اصول اخلاقی و قوانین رعایت کرد و از بیان مطالبی که مخالف با اخلاق و قوانین هستند، خودداری کرد.
- توجه به مخاطب: در نوشتن نامه باید به مخاطب خود توجه کرد و با توجه به مخاطب خود، از سبک و اصطلاحات مناسب استفاده کرد.
- استفاده از مطالب مرتبط: در نوشتن نامه باید به موضوع مورد نظر خود توجه کرد. و از مطالب مرتبط و دقیق استفاده کرد.
اصول نامه نگاری صحیح و رسمی
- استفاده از اصطلاحات و واژگان متناسب: در نوشتن نامه باید از اصطلاحات و واژگان متناسب با حوزه خود استفاده کرد. و از اصطلاحات غیرمعمول و سختگیرانه خودداری کرد
- موضوع نامه: باید موضوع نامه را با دقت و روشنی بیان کرد و از جزئیات لازم برای درک موضوع استفاده کرد.
- ساختار نامه: باید ساختار مناسب برای نامه انتخاب کرد و در نوشتن آن به ترتیب و ارتباط بین پاراگراف‌ها توجه کرد.
- مدت زمان نوشتن نامه: برای نوشتن یک نامه موفق، باید به مدت زمان نوشتن آن توجه کرد و به دقت و با دقت آن را نگارش کرد.
- فرستادن کپی: در برخی موارد، فرستادن کپی از نامه می‌تواند مفید باشد. برای مثال، اگر به چند نفر نامه بنویسید، می‌توانید به همه آنها کپی از نامه را ارسال کنید، تا همه با محتوای نامه آشنا شوند.
- پایان نامه: در پایان نامه، باید با تشکر از مخاطبان، نام و امضاء خود را درج کرد.
در کل، برای نوشتن یک نامه کاری موفق، باید به جزییات و اصول نگارشی توجه کرد و به دقت و با دقت آن را نگارش کرد. همچنین، باید همیشه به مخاطب خود توجه کرده و به سبک و اصطلاحات مناسب استفاده کرد.
تاریخچه نامه نگاری در ایران
نامه نگاری یکی از قدیمی‌ترین رسانه‌های ارتباطی است. از دوران باستان و در تمامی فرهنگ‌ها و ادیان، مورد استفاده بوده است. از نگارش نامه‌های شاهنامه تا نامه‌های رسمی و اداری امروزی، نامه نگاری یکی از مهم‌ترین و پایدارترین شیوه‌های ارتباطی انسان با هم بوده است. در ایران نیز، نامه نگاری از دوران باستان و با ظهور فرهنگ ادبیات و پیشرفت فرهنگی، به عنوان یکی از مهم‌ترین شیوه‌های ارتباطی در ایران شناخته شد.
در دوران باستان، نامه نگاری به عنوان یکی از شیوه‌های ارتباطی میان مردم، استفاده می‌شد. برای مثال، در شاهنامه فردوسی، نامه‌هایی بین شاهان و سرداران، شاهان و مشاوران، شاهان و پادشاهان دیگر، به طور مکرر ذکر شده‌اند.
در دوران اسلامی نیز، نامه نگاری به عنوان یکی از مهم‌ترین شیوه‌های ارتباطی استفاده می‌شد. در این دوران، نامه‌هایی بین حکام و امرا، شخصیت‌های دینی، مورخان و ادبیاتیان نوشته می‌شد. در ایران، اشعار بسیاری در قالب نامه‌ها به یادگار مانده است که نشان دهنده اهمیت نامه نگاری در دوران اسلامی است.
در دوران قاجاریه نیز، نامه نگاری به عنوان یکی از شیوه‌های ارتباطی مهم، استفاده می‌شد. نامه‌هایی بین شاه و مشاوران، شاه و پادشاهان دیگر، شاه و امرا، و شخصیت‌های دیگر نوشته شدند.
از دوران پهلوی نیز، نامه نگاری به عنوان یکی از شیوه‌های ارتباطی مهم استفاده شد. در این دوران، نامه‌هایی بین مسئولین دولتی، سیاسی، اداری و اقتصادی نوشته می‌شد.
در کل، نامه نگاری به عنوان یکی از قدیمی‌ترین و مهم‌ترین شیوه‌های ارتباطی در ایران، از دوران باستان تا به امروز به کار گرفته شده است.
آیین و روش نامه نگاری اداری و سازمانی
نامه نگاری اداری با سایر نامه ها تفاوت بسیار زیادی دارد. در یک نامه اداری لحن رسمی همراه با رعایت ادب و احترام نکته‌ی بسیار مهمی است. در صورتی که نامه از ضوابط و قواعد یک نامه اداری تبعیت نکند، ممکن است از آن برداشت‌های زیادی انجام شود که این امر می‌تواند بسیار ناخوشایند باشد. پس برای انتقال پیام خود در یک نامه باید آن‌را واضح، روان و مودبانه بنویسیم. نکاتی که در ذیل آورده می‌شود، آیین و روشی است که به وسیله آن می‌توان نامه اداری هوشمندانه و تاثیرگذاری نوشت.
- در نوشتن یک نامه اداری باید سلسله مراتب به خوبی رعایت شود. اینکه بدانیم برای چه فردی، با چه مقامی قرار است نامه بنویسیم بسیار مهم است.
- نامه باید با ذکر نام و یاد خدا، شماره، تاریخ و اینکه پیوست همراه نامه است یا نه شروع شود.
- اگر در پاسخ به نامه‌ی دیگری نامه می‌نویسید. باید در آغاز نامه شماره و تاریخ نامه ای که در حال پاسخ دادن به آن هستید، بنویسید.
- اگر نامه بین دو سازمان جابه‌جا می‌شود بهتر است. نام سازمان مبدا نوشته و سپس نام سازمان مقصد نوشته شود.
- متن نامه را تا جایی که می‌توانید رسا و واضح ذکر کنید.
- از تکرار بی معنی و بی‌مورد کلمات شدیدا خودداری کیند.
- در نامه‌های اینترنتی تایپ همه نامه با فونت بزرگ اصلا جالب نیست. تا حد ممکن فونت تیتر و عنوان را نسبت به بقیه متن تغییر دهید.
- در آخر نامه به اندازه یک خط از متن فاصله گذاشته و در قسمت چپ امضا کنید و تاریخ بزنید.
- به هیچ عنوان غلط املایی نداشته باشید.
- اگر قرار باشد که نامه به بخش‌های دیگری نیز ارجاع شود. باید در قسمت پایین نامه این نکته ذکر شود.
- جایی برای نوشتن حاشیه و نکات درنظر بگیرید.